VitePress

Appearance

Setup Awal Lembaga ​

Deskripsi ​

Panduan ini akan membantu Anda melakukan setup awal lembaga di SiakadAI. Setup awal ini penting dilakukan sebelum lembaga Anda mulai operasional dan menerima peserta.

Prerequisites ​

  • Anda sudah memiliki akun Admin (AD) atau Super Admin (SA)
  • Anda sudah login ke dashboard admin
  • Lembaga Anda sudah terdaftar di SiakadAI

Yang Perlu Disetup di Awal ​

Sebelum lembaga mulai operasional, ada beberapa hal yang harus disetup:

  1. Data Lembaga - Profil dan informasi lembaga
  2. Program & Level - Program tahfidz/tahsin yang ditawarkan
  3. Pengajar - Data ustadz/ustadzah yang mengajar
  4. Kelas & Jadwal - Pembukaan kelas dengan jadwal
  5. Biaya Program - Penetapan biaya pendaftaran dan SPP
  6. Integrasi WhatsApp - Setup notifikasi WhatsApp

Langkah 1: Lengkapi Data Lembaga ​

Akses Menu Pengaturan ​

  1. Login ke dashboard admin
  2. Klik menu Pengaturan di sidebar
  3. Pilih tab Profil Lembaga

Menu Pengaturan Lembaga

Isi Data Lembaga ​

Lengkapi informasi berikut:

Informasi Dasar:

  • Nama lembaga (akan muncul di sertifikat)
  • Alamat lengkap
  • Nomor telepon
  • Email lembaga
  • Website (jika ada)

Logo & Identitas:

  • Upload logo lembaga (format PNG/JPG, maks 2MB)
  • Logo akan digunakan di sertifikat dan laporan

Informasi Rekening Bank:

  • Nama bank
  • Nomor rekening
  • Atas nama
  • Info ini akan ditampilkan ke peserta saat pembayaran

Form Data Lembaga

Catatan: Data bank sangat penting karena peserta akan transfer ke rekening ini.

  1. Klik tombol Simpan

Langkah 2: Buat Program & Level ​

Buat Program Baru ​

  1. Klik menu Program & Level di sidebar
  2. Klik tombol Tambah Program
  3. Isi form program:

Data Program:

  • Nama Program: Contoh "Tahfidz Al-Quran", "Tahsin Tilawah"
  • Kode Program: Contoh "THF", "THS" (untuk internal)
  • Deskripsi: Penjelasan singkat tentang program
  • Durasi: Jumlah bulan program berlangsung

Biaya Program:

  • Biaya Pendaftaran: Biaya sekali bayar di awal
  • SPP Bulanan: Biaya per bulan
  • Biaya Ujian: Biaya ujian per level (jika ada)
  • Biaya Sertifikat: Biaya cetak sertifikat

Form Tambah Program

  1. Klik Simpan

Buat Level dalam Program ​

Setelah program dibuat, tambahkan level:

  1. Di halaman detail program, klik Tambah Level
  2. Isi data level:
    • Nama Level: Contoh "Juz 1", "Juz 2", "Pemula", "Intermediate"
    • Urutan: Level 1, 2, 3, dst
    • Target Hafalan: Deskripsi target (contoh: "Juz 30 lengkap")
    • Durasi: Estimasi waktu per level (dalam bulan)

Form Tambah Level

  1. Klik Simpan

Tips: Buat semua level yang dibutuhkan sekaligus agar struktur program lengkap.

Langkah 3: Tambahkan Pengajar ​

Daftarkan Pengajar Baru ​

  1. Klik menu Kelola Pengajar di sidebar
  2. Klik tombol Tambah Pengajar
  3. Isi form pendaftaran pengajar:

Data Pribadi:

  • Nama lengkap ustadz/ustadzah
  • Email (untuk login)
  • Nomor WhatsApp
  • Jenis kelamin
  • Alamat

Data Akun:

  • Username (untuk login)
  • Password (sementara, nanti bisa diganti)
  • Role: Pilih Pengajar (PJ)

Form Tambah Pengajar

  1. Klik Simpan

Informasikan Akun ke Pengajar ​

Setelah akun dibuat:

  1. Catat username dan password
  2. Kirimkan ke pengajar via WhatsApp atau email
  3. Minta pengajar untuk login dan ganti password

Format Pesan WhatsApp:

Assalamu'alaikum Ustadz/Ustadzah,

Akun SiakadAI Anda sudah dibuat:
- URL: siakadai.com/{cabang_id}
- Username: [username]
- Password: [password]

Silakan login dan ganti password di menu Akun.
Jika ada kendala, hubungi admin.

Jazakumullah khairan

Langkah 4: Buat Kelas & Atur Jadwal ​

Buat Kelas Baru ​

  1. Klik menu Kelola Kelas di sidebar
  2. Klik tombol Tambah Kelas
  3. Isi form kelas:

Informasi Kelas:

  • Nama Kelas: Contoh "Tahfidz Juz 30 - Ikhwan Pagi"
  • Program: Pilih program yang sudah dibuat
  • Level: Pilih level awal kelas
  • Kapasitas: Maksimal peserta (contoh: 20)
  • Jenis Kelamin: Ikhwan / Akhwat / Campur

Assignment:

  • Pengajar Utama: Pilih pengajar yang akan mengajar
  • Penguji: Pilih pengajar yang akan menguji (boleh sama atau berbeda)

Form Tambah Kelas

  1. Klik Simpan

Atur Jadwal Kelas ​

Setelah kelas dibuat, atur jadwal:

  1. Di halaman detail kelas, klik Atur Jadwal
  2. Tambahkan jadwal pertemuan:
    • Hari: Senin, Selasa, dst
    • Jam Mulai: Contoh 08:00
    • Jam Selesai: Contoh 10:00
    • Lokasi/Ruangan: Nama ruangan

Form Jadwal Kelas

  1. Klik Tambah untuk jadwal di hari lain
  2. Klik Simpan Semua Jadwal

Tips: Buat minimal 2-3 kelas dengan jadwal berbeda untuk memberikan pilihan ke peserta.

Langkah 5: Setup Integrasi WhatsApp (Opsional) ​

Aktifkan Notifikasi WhatsApp ​

SiakadAI dapat mengirim notifikasi otomatis via WhatsApp untuk:

  • Konfirmasi pembayaran
  • Reminder SPP
  • Pengumuman penting
  • Status placement test

Cara Setup:

  1. Klik menu Pengaturan > Integrasi
  2. Bagian WhatsApp Business API:
    • Masukkan API Key dari provider WhatsApp Business
    • Masukkan Nomor WhatsApp lembaga
    • Aktifkan toggle Notifikasi WhatsApp

Setup WhatsApp Integration

  1. Klik Simpan
  2. Klik Test Koneksi untuk testing

Catatan: Fitur ini membutuhkan WhatsApp Business API. Hubungi tim SiakadAI untuk aktivasi.

Langkah 6: Setup Beasiswa (Opsional) ​

Jika lembaga menyediakan program beasiswa:

  1. Klik menu Kelola Beasiswa
  2. Klik Tambah Beasiswa
  3. Isi data beasiswa:
    • Nama Beasiswa: Contoh "Beasiswa Hafidz"
    • Kode Voucher: Kode unik untuk peserta
    • Tipe Diskon: Persentase atau Nominal
    • Nilai Diskon: 50% atau Rp 100.000
    • Kuota: Jumlah peserta yang bisa pakai
    • Berlaku Untuk: Pendaftaran / SPP / Semua
    • Masa Berlaku: Tanggal mulai dan akhir

Form Beasiswa

  1. Klik Simpan

Tips: Catat kode voucher dan bagikan ke calon peserta yang berhak.

Checklist Setup Awal ​

Pastikan semua ini sudah dilakukan:

  • Data lembaga lengkap (nama, alamat, rekening bank)
  • Logo lembaga sudah diupload
  • Minimal 1 program dengan level sudah dibuat
  • Biaya pendaftaran dan SPP sudah ditetapkan
  • Minimal 2 pengajar sudah terdaftar
  • Minimal 2-3 kelas sudah dibuat
  • Jadwal kelas sudah diatur
  • (Opsional) Integrasi WhatsApp aktif
  • (Opsional) Beasiswa sudah disetup

Setelah Setup Selesai ​

Setelah setup awal selesai:

  1. Test workflow pendaftaran:

    • Coba daftar sebagai peserta test
    • Lakukan pembayaran
    • Konfirmasi sebagai admin
    • Pastikan alur berjalan lancar

  2. Sosialisasi ke tim:

    • Informasikan pengajar cara login dan akses sistem
    • Jelaskan workflow absensi dan penilaian
    • Berikan panduan singkat

  3. Buka pendaftaran:

    • Umumkan pembukaan pendaftaran ke publik
    • Bagikan link pendaftaran: siakadai.com/{cabang_id}/register
    • Siapkan tim admin untuk konfirmasi pembayaran

  4. Monitor harian:

    • Cek dashboard untuk pendaftar baru
    • Konfirmasi pembayaran yang masuk
    • Jawab pertanyaan peserta

Troubleshooting ​

Tidak bisa upload logo lembaga ​

Masalah: Error saat upload logo

Solusi:

  • Pastikan format PNG atau JPG
  • Ukuran file maksimal 2MB
  • Resolusi minimal 500x500 pixel
  • Coba compress gambar jika terlalu besar

Peserta tidak bisa melihat kelas yang dibuat ​

Masalah: Kelas tidak muncul di list untuk peserta

Solusi:

  • Pastikan kelas sudah dipublish (bukan draft)
  • Cek kapasitas kelas belum penuh
  • Pastikan jadwal kelas sudah diatur
  • Periksa filter gender jika ada pembatasan

Notifikasi WhatsApp tidak terkirim ​

Masalah: Peserta tidak menerima notifikasi WA

Solusi:

  • Test koneksi WhatsApp API
  • Pastikan nomor WA peserta valid (format: 628xxx)
  • Cek quota WhatsApp API belum habis
  • Hubungi support SiakadAI untuk troubleshooting

Panduan Terkait ​

Butuh Bantuan? ​

Jika mengalami kesulitan dalam setup awal:

Tim support kami siap membantu Anda melakukan onboarding dan setup lembaga.