VitePress

Appearance

Kelola Beasiswa ​

Deskripsi ​

Panduan mengelola beasiswa/subsidi untuk peserta yang membutuhkan. Beasiswa diberikan oleh admin secara langsung kepada peserta tertentu, berupa diskon persentase atau nominal untuk biaya pendaftaran dan/atau SPP.

Akses Halaman Beasiswa ​

  1. Login sebagai Admin (AD) atau Super Admin (SA)
  2. Klik menu Beasiswa di sidebar
  3. Anda akan melihat daftar semua beasiswa yang sudah diberikan

Daftar Beasiswa

Informasi yang ditampilkan:

  • NIS - Nama peserta
  • Program yang mendapat beasiswa
  • Tipe diskon (Persentase % atau Nominal Rp)
  • Nilai diskon
  • Berlaku untuk (Pendaftaran / SPP / Semua)
  • Tanggal pemberian
  • Status (Aktif/Nonaktif)
  • Aksi (Edit/Hapus)

Cara Kerja Beasiswa ​

Sistem beasiswa di SiakadAI:

  • Admin memberikan beasiswa langsung ke peserta tertentu
  • TIDAK menggunakan sistem kode voucher
  • Beasiswa otomatis terapply saat peserta bayar
  • Admin konfirmasi pembayaran dengan nominal setelah dikurangi beasiswa

Alur Pemberian Beasiswa:

  1. Admin identifikasi peserta yang layak dapat beasiswa
  2. Admin buat record beasiswa untuk peserta tersebut
  3. System otomatis hitung diskon saat peserta bayar
  4. Peserta bayar nominal setelah diskon
  5. Admin konfirmasi pembayaran

Berikan Beasiswa ke Peserta ​

Cara 1: Dari Menu Beasiswa ​

  1. Klik tombol Tambah Beasiswa
  2. Isi form beasiswa:

Form Beasiswa

Field yang harus diisi:

Pilih Peserta:

  • Cari peserta berdasarkan NIS atau nama
  • Pilih peserta yang akan diberi beasiswa
  • Pastikan peserta sudah terdaftar di sistem

Program:

  • Pilih program yang akan mendapat beasiswa
  • Bisa pilih program tertentu atau semua program
  • Contoh: Hanya untuk Program Tahfidz

Tipe Diskon:

  • Persentase (%) - Diskon dalam persen
    • Nilai: 1-100
    • Contoh: 50% (setengah harga), 100% (gratis)
  • Nominal (Rp) - Diskon dalam rupiah tetap
    • Nilai: Nominal dalam rupiah
    • Contoh: Rp 500.000

Berlaku Untuk:

  • Pendaftaran - Hanya untuk biaya pendaftaran awal
  • SPP - Hanya untuk pembayaran SPP bulanan
  • Semua - Berlaku untuk pendaftaran DAN SPP

Keterangan:

  • Alasan pemberian beasiswa (opsional tapi recommended)
  • Contoh: "Hafal 30 juz", "Keluarga tidak mampu", "Berprestasi"
  1. Klik Simpan

Cara 2: Dari Detail Peserta ​

Lebih cepat untuk langsung assign beasiswa:

  1. Menu Kelola Peserta
  2. Klik nama peserta yang akan diberi beasiswa
  3. Tab Beasiswa
  4. Klik Berikan Beasiswa
  5. Isi form (sama seperti Cara 1, tapi peserta sudah otomatis terpilih)
  6. Simpan

Contoh Pemberian Beasiswa ​

Contoh 1: Beasiswa Penuh untuk Hafidz ​

Peserta: Ahmad Zaki (NIS: JKT2024L001)
Program: Tahfidz
Tipe: Persentase
Nilai: 100% (gratis)
Berlaku: Semua (Pendaftaran + SPP)
Keterangan: Hafal 30 juz Al-Quran (sudah diverifikasi)

Efek:

  • Pendaftaran program Tahfidz: GRATIS (100% diskon)
  • SPP bulanan program Tahfidz: GRATIS (100% diskon)
  • Program lain (jika ikut): Tetap bayar normal

Contoh 2: Subsidi SPP untuk Dhuafa ​

Peserta: Fatimah Zahra (NIS: JKT2024P002)
Program: Semua Program
Tipe: Nominal
Nilai: Rp 200.000
Berlaku: SPP
Keterangan: Keluarga tidak mampu (sudah survey)

Efek:

  • Pendaftaran: Bayar normal (tidak ada diskon)
  • SPP per bulan: Dikurangi Rp 200.000
  • Contoh: SPP Rp 500.000 → jadi Rp 300.000

Contoh 3: Diskon Pendaftaran ​

Peserta: Muhammad Ikhsan (NIS: JKT2024L003)
Program: Bahasa Arab
Tipe: Persentase
Nilai: 50%
Berlaku: Pendaftaran
Keterangan: Early bird registrant

Efek:

  • Pendaftaran program Bahasa Arab: Diskon 50%
  • Contoh: Biaya Rp 400.000 → jadi Rp 200.000
  • SPP: Bayar normal (tidak ada diskon)

Edit Beasiswa ​

Untuk mengubah beasiswa yang sudah diberikan:

  1. Di list beasiswa, klik icon Edit
  2. Update data yang perlu diubah:
    • Tipe diskon
    • Nilai diskon
    • Berlaku untuk
    • Keterangan
  3. Klik Update

Catatan:

  • Peserta dan program tidak bisa diubah (hapus dan buat baru jika salah)
  • Perubahan nilai akan berlaku untuk pembayaran berikutnya
  • Pembayaran yang sudah dikonfirmasi tidak terpengaruh

Nonaktifkan Beasiswa ​

Jika beasiswa perlu dihentikan (contoh: peserta keluar atau masa beasiswa habis):

  1. Edit beasiswa
  2. Ubah status jadi Nonaktif
  3. Simpan

Efek:

  • Beasiswa tidak lagi diterapkan untuk pembayaran baru
  • Data tetap tersimpan untuk riwayat
  • Bisa diaktifkan kembali jika diperlukan

Hapus Beasiswa ​

Jika beasiswa salah input atau tidak jadi diberikan:

  1. Di list beasiswa, klik icon Hapus
  2. Konfirmasi penghapusan
  3. Record beasiswa dihapus permanent

Peringatan: Jangan hapus beasiswa yang sudah digunakan untuk pembayaran! Lebih baik nonaktifkan saja.

Cara System Terapkan Beasiswa Otomatis ​

Saat Peserta Pilih Kelas ​

  1. Peserta login dan pilih program/kelas
  2. Di halaman konfirmasi, system otomatis cek:
    • Apakah peserta punya beasiswa aktif?
    • Apakah beasiswa berlaku untuk pendaftaran?
    • Apakah beasiswa berlaku untuk program ini?
  3. Jika YA, system tampilkan:
    Biaya Pendaftaran: Rp 400.000
Beasiswa [Nama Beasiswa]: -Rp 200.000
--------------------------------
Total yang harus dibayar: Rp 200.000
  4. Peserta upload bukti transfer sesuai nominal setelah diskon
  5. Admin konfirmasi pembayaran

Saat Bayar SPP ​

  1. Peserta buka menu Bayar SPP
  2. System otomatis hitung:
    SPP Bulan Januari 2024
Biaya SPP: Rp 500.000
Beasiswa: -Rp 200.000
--------------------------------
Total: Rp 300.000
  3. Peserta bayar Rp 300.000 (sudah dikurangi beasiswa)
  4. Upload bukti transfer
  5. Admin konfirmasi

Konfirmasi Pembayaran dengan Beasiswa ​

Saat admin konfirmasi pembayaran peserta yang punya beasiswa:

  1. Menu Konfirmasi Pembayaran
  2. Pilih pembayaran pending
  3. System otomatis tampilkan:

Konfirmasi dengan Beasiswa

Peserta: Ahmad Zaki (NIS: JKT2024L001)
Program: Tahfidz
Jenis: Pendaftaran

Biaya Normal: Rp 400.000
Beasiswa (Hafidz 30 Juz): -Rp 400.000 (100%)
--------------------------------
Total yang harus dibayar: Rp 0

Bukti Transfer: [tidak ada - gratis]
  1. Verifikasi:
    • Jika gratis (100%), langsung konfirmasi tanpa cek transfer
    • Jika ada nominal, cek transfer sesuai total setelah diskon
  2. Klik Konfirmasi

Lihat Riwayat Beasiswa Peserta ​

Untuk melihat semua beasiswa yang diterima seorang peserta:

  1. Menu Kelola Peserta
  2. Klik nama peserta
  3. Tab Beasiswa

Informasi yang ditampilkan:

  • List semua beasiswa yang pernah diterima
  • Status beasiswa (Aktif/Nonaktif)
  • Total penghematan dari beasiswa
  • Riwayat penggunaan beasiswa

Riwayat Beasiswa Peserta

Laporan & Statistik Beasiswa ​

Rekap Total Beasiswa ​

Menu Laporan > Rekap Beasiswa

Data yang ditampilkan:

  • Total peserta penerima beasiswa
  • Total nilai subsidi yang diberikan (Rp)
  • Breakdown per program:
    • Tahfidz: Rp XXX (XX peserta)
    • Tahsin: Rp XXX (XX peserta)
    • Bahasa Arab: Rp XXX (XX peserta)
  • Grafik trend pemberian beasiswa per bulan

Export Laporan Beasiswa ​

  1. Filter berdasarkan:
    • Periode tanggal
    • Program
    • Angkatan
  2. Klik Export
  3. Pilih format: Excel atau PDF
  4. Download laporan penerima beasiswa

Isi laporan:

  • List peserta penerima beasiswa
  • Program yang didapat
  • Nilai beasiswa
  • Total penghematan per peserta
  • Grand total subsidi

Best Practices ​

Verifikasi Penerima ​

  • Beasiswa Hafidz: Verifikasi dulu hafalan dengan ustadz/asesor
  • Subsidi Dhuafa: Lakukan survey kelayakan ekonomi
  • Beasiswa Prestasi: Cek rapor/sertifikat prestasi
  • Dokumentasikan kriteria dan bukti kelayakan

Komunikasi dengan Peserta ​

  • Inform peserta via WhatsApp bahwa mereka dapat beasiswa
  • Jelaskan nilai diskon dan cara penggunaan
  • Berikan syarat/kewajiban (jika ada)

Template WhatsApp:

Assalamu'alaikum [Nama Peserta],

Alhamdulillah, Anda telah menerima beasiswa dari lembaga kami:

🎓 Jenis: [Nama Beasiswa]
💰 Nilai: [Persentase/Nominal]
📚 Program: [Nama Program]
✅ Berlaku: [Pendaftaran/SPP/Semua]

Beasiswa akan otomatis diterapkan saat Anda melakukan pembayaran.
Tidak perlu input kode apapun, system otomatis menghitung diskon.

Syarat:
- [Sebutkan syarat jika ada]

Jazakumullah khairan
Admin [Lembaga]

Monitoring & Evaluasi ​

  • Review daftar penerima beasiswa setiap bulan
  • Evaluasi apakah peserta masih layak (kehadiran, nilai, dll)
  • Nonaktifkan beasiswa jika peserta tidak aktif atau keluar
  • Buat laporan untuk stakeholder/donatur

Budget Planning ​

  • Hitung total budget beasiswa per semester/tahun
  • Tentukan kuota maksimal penerima
  • Monitor realisasi vs budget
  • Adjust jika mendekati limit budget

Troubleshooting ​

Diskon tidak diterapkan saat peserta bayar ​

Masalah: Peserta claim beasiswa tidak muncul saat pilih kelas

Solusi:

  • Cek status beasiswa Aktif (bukan Nonaktif)
  • Cek beasiswa berlaku untuk jenis pembayaran tersebut
    • Jika beasiswa hanya untuk SPP, tidak akan muncul saat pendaftaran
  • Cek beasiswa berlaku untuk program yang dipilih peserta
  • Refresh halaman dan coba lagi

Nilai diskon tidak sesuai ​

Masalah: Diskon yang diterapkan tidak sesuai yang diinput

Solusi:

  • Cek tipe diskon: Persentase atau Nominal
  • Jika persentase:
    • 50% input sebagai 50 (bukan 0.5)
    • 100% untuk gratis penuh
  • Jika nominal:
    • Pastikan nominal tidak lebih besar dari biaya
    • Contoh: Beasiswa Rp 500.000 untuk biaya Rp 400.000 → jadi Rp 0 (gratis)

Peserta tidak tahu punya beasiswa ​

Masalah: Peserta tidak tahu bahwa mereka penerima beasiswa

Solusi:

  • Inform melalui WhatsApp official (gunakan template di atas)
  • Atau buat pengumuman di dashboard
  • Peserta bisa cek di menu Akun Saya > Beasiswa Saya

Beasiswa berlaku untuk program yang salah ​

Masalah: Beasiswa diterapkan ke program yang tidak dimaksud

Solusi:

  • Edit beasiswa, pastikan program sudah benar
  • Atau buat beasiswa baru untuk program yang benar
  • Nonaktifkan beasiswa yang salah

Perbedaan dengan Sistem Voucher ​

SiakadAI TIDAK menggunakan sistem kode voucher!

Sistem Voucher (TIDAK DIPAKAI)Sistem SiakadAI (DIPAKAI)
Peserta input kode voucher saat bayarAdmin assign beasiswa langsung ke peserta
Siapa saja bisa pakai kode jika tahuHanya peserta terpilih yang dapat
Kode bisa dishare antar pesertaBeasiswa personal, tidak bisa ditransfer
Perlu validasi kode setiap bayarOtomatis terapply tanpa input apapun

Keuntungan sistem SiakadAI:

  • Lebih terkontrol (hanya yang layak)
  • Lebih aman (tidak bisa disalahgunakan)
  • Lebih mudah untuk peserta (otomatis)
  • Lebih transparan (admin tahu siapa dapat apa)

Panduan Terkait ​

Butuh Bantuan? ​