VitePress

Appearance

Kelola Peserta ​

Deskripsi ​

Panduan mengelola data peserta/santri, termasuk pendaftaran manual, update data, assign level, dan monitoring status peserta.

Akses Halaman Peserta ​

  1. Login sebagai Admin (AD) atau Super Admin (SA)
  2. Klik menu Kelola Peserta di sidebar
  3. Anda akan melihat daftar semua peserta

Daftar Peserta

Informasi yang ditampilkan:

  • Checkbox (untuk batch operations)
  • NIS (Nomor Induk Siswa)
  • Nama peserta
  • Jenis kelamin
  • Level saat ini
  • Usia (dihitung dari tanggal lahir)
  • Nomor telepon/WhatsApp
  • Domisili (dalam kota / luar kota)
  • Alamat
  • Status (Aktif/Off/Cuti)
  • Keterangan/Notes
  • Aksi (Edit Data/Edit Akun/Hapus)

Filter & Search:

  • Search by nama/NIS/telepon
  • Filter by status, level, domisili

Tambah Peserta Baru (Manual) ​

Biasanya peserta register sendiri via website. Tapi admin bisa mendaftarkan peserta secara manual (contoh: pendaftaran offline).

  1. Klik tombol Tambah Peserta
  2. Isi form pendaftaran:

Form Tambah Peserta

Data Pribadi ​

Informasi Dasar:

  • Nama Lengkap: Nama sesuai KTP/identitas (auto kapital)
  • NIK: Nomor Induk Kependudukan (16 digit)
  • Tempat Lahir: Kota/kabupaten lahir
  • Tanggal Lahir: Format: DD/MM/YYYY
  • Jenis Kelamin: Laki-laki / Perempuan

Pendidikan & Pekerjaan:

  • Pendidikan Terakhir:
    • SD / SMP / SMA/SMK
    • D3 / S1 / S2 / S3
  • Jurusan/Major: Jurusan pendidikan terakhir
  • Status Pekerjaan:
    • Bekerja
    • Tidak Bekerja
    • Pelajar/Mahasiswa
  • Pekerjaan: Nama pekerjaan (jika bekerja)

Kontak & Lokasi:

  • Nomor Telepon/WhatsApp:
    • Format: 08xx atau 62xx
    • System otomatis convert 08xx → 628xx
  • Email: Untuk login dan notifikasi
  • Domisili:
    • Dalam Kota - Tinggal di kota yang sama dengan lembaga
    • Luar Kota - Tinggal di luar kota lembaga
  • Alamat Lengkap: Alamat domisili saat ini

Data Akademik ​

Angkatan:

  • Pilih angkatan peserta
  • Default: Angkatan aktif dari konfigurasi cabang

Asesmen (Placement Test):

  • 0 - Tanpa Asesmen: Peserta langsung bisa pilih kelas tanpa placement test
    • Level ditentukan manual oleh admin
    • Langsung dapat NIS dan akun PS (Peserta)
  • 1 - Dengan Asesmen: Peserta harus placement test dulu
    • Dapat akun PF (Pendaftar) dulu
    • Setelah placement test & admin assign level → upgrade jadi PS
    • Baru dapat NIS

Level:

  • Jika tanpa asesmen, admin assign level di sini
  • Pilih level sesuai kemampuan peserta

Data Akun ​

Username & Password:

  • Username: Otomatis sama dengan NIS yang digenerate
  • Password: Otomatis menggunakan default password cabang
  • Peserta harus ganti password setelah login pertama

NIS (Nomor Induk Siswa):

  • System otomatis generate NIS berdasarkan:
    • Kode cabang
    • Angkatan
    • Jenis kelamin
    • Sequential number
  • Contoh format: JKT2024L001, BDG2024P002
    • JKT/BDG = Kode cabang
    • 2024 = Angkatan
    • L/P = Laki-laki/Perempuan
    • 001 = Nomor urut
  1. Klik Simpan

Kirim Data Akun ke Peserta ​

Setelah akun dibuat, inform ke peserta:

Template WhatsApp:

Assalamu'alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh

Yth. [Nama Peserta],

Selamat! Pendaftaran Anda telah dikonfirmasi.

Data Akun SiakadAI:
🌐 URL: siakadai.com/{cabang_id}
🆔 NIS: [NIS]
👤 Username: [NIS]
🔑 Password: [default password]

Mohon segera:
1. Login ke sistem
2. Ganti password
3. Pilih kelas sesuai jadwal Anda

Terima kasih
Admin [Nama Lembaga]

Edit Data Peserta ​

Untuk mengubah data pribadi peserta:

  1. Di list peserta, klik tombol Edit
  2. Form edit akan muncul dengan data peserta saat ini
  3. Ubah data yang perlu diupdate:
    • Nama, NIK
    • Tempat & tanggal lahir
    • Pendidikan & pekerjaan
    • Nomor telepon
    • Email
    • Domisili & alamat
    • Level: Bisa diubah jika perlu (contoh: naik level)
  4. Klik Update

Catatan:

  • NIS dan Username tidak bisa diubah
  • Untuk ubah password, gunakan Edit Akun

Edit Akun Peserta ​

Untuk reset password atau ubah email login:

  1. Di list peserta, klik tombol Edit Akun
  2. Form edit akun akan muncul:

Yang bisa diubah:

  • Email: Email untuk login
  • Reset Password: Centang untuk reset ke default password
  1. Klik Update

Jika reset password:

  • Inform peserta password baru via WhatsApp
  • Minta peserta ganti password setelah login

Status Peserta ​

Jenis Status ​

Aktif:

  • Peserta sedang aktif mengikuti kelas
  • Badge: AKTIF (hijau)
  • Bisa akses semua fitur

Off:

  • Peserta sudah lulus/keluar/mengundurkan diri
  • Badge: OFF (abu-abu)
  • Tidak bisa login atau akses kelas

Cuti:

  • Peserta sedang cuti sementara
  • Badge: CUTI (biru)
  • Tidak bisa akses kelas tapi data tetap ada
  • Bisa diaktifkan kembali kapan saja

Ubah Status ​

  1. Edit data peserta
  2. Field Status: Pilih status baru
  3. Field Keterangan: Isi alasan (opsional tapi recommended)
    • Contoh: "Lulus ujian akhir", "Cuti sakit", "Mengundurkan diri"
  4. Simpan

Assign/Ubah Level Peserta ​

Jika peserta naik level setelah ujian atau perlu koreksi level:

  1. Edit data peserta
  2. Field Level: Pilih level baru
  3. Simpan

Catatan:

  • Ubah level tidak otomatis pindah kelas
  • Setelah ubah level, pastikan peserta pindah ke kelas level yang sesuai
  • Atau biarkan peserta pilih kelas sendiri dengan level baru

Hapus Peserta ​

Peringatan:

  • Hanya Super Admin (SA) yang bisa hapus peserta
  • Admin (AD) tidak memiliki tombol hapus (untuk keamanan)

Untuk Admin (AD):

  • Jika perlu nonaktifkan peserta, ubah status jadi Off
  • Data tetap tersimpan tapi peserta tidak bisa login

Untuk Super Admin (SA):

  1. Klik tombol Hapus
  2. Konfirmasi penghapusan
  3. Data peserta akan dihapus permanent

Rekomendasi: Lebih baik ubah status jadi Off daripada hapus, untuk keperluan arsip dan riwayat.

Batch Operations ​

Untuk operasi ke banyak peserta sekaligus:

Pilih Peserta ​

  1. Centang checkbox peserta yang ingin diproses
  2. Atau centang checkbox di header untuk pilih semua (1 halaman)

Operasi Batch yang Tersedia ​

Edit Massal:

  • Ubah status banyak peserta sekaligus
  • Ubah level banyak peserta sekaligus

Export:

  • Export data peserta yang dicentang
  • Format Excel atau PDF

Kirim Notifikasi:

  • Broadcast WhatsApp ke peserta yang dipilih
  • Contoh: Reminder SPP, pengumuman, dll

Cara:

  1. Centang peserta
  2. Klik tombol operasi yang diinginkan di atas tabel
  3. Konfirmasi dan proses

Domisili Peserta ​

Apa itu Domisili? ​

Domisili digunakan untuk:

  • Statistik asal peserta
  • Filter peserta dalam/luar kota
  • Analisis demografi

Dalam Kota:

  • Peserta tinggal di kota yang sama dengan cabang
  • Label: nama kota cabang (contoh: JAKARTA)

Luar Kota:

  • Peserta tinggal di luar kota cabang
  • Label: LUAR + nama kota (contoh: LUAR JAKARTA)

Konfigurasi Kota Cabang ​

Menu Pengaturan > Cabang > Nama Kota

Lihat Detail Peserta ​

Klik nama peserta untuk melihat dashboard lengkap:

Tab Profil:

  • Data pribadi lengkap
  • NIS, Username
  • Level saat ini

Tab Kelas:

  • Kelas yang diikuti
  • Jadwal kelas
  • Pengajar

Tab Pembayaran:

  • Riwayat bayar pendaftaran
  • Riwayat SPP bulanan
  • Status tunggakan
  • Total yang sudah dibayar

Tab Akademik:

  • Kehadiran (persentase hadir/izin/sakit/alpha)
  • Nilai ujian
  • Progress pembelajaran
  • Sertifikat yang dimiliki

Tab Beasiswa:

  • Beasiswa yang diterima peserta (jika ada)
  • Discount yang didapat
  • Periode beasiswa

Best Practices ​

Pendaftaran Manual ​

  • Verifikasi data peserta sebelum simpan
  • Pastikan nomor WhatsApp aktif
  • Inform kredensial login segera
  • Tentukan apakah perlu placement test atau langsung assign level

Pengelolaan Data ​

  • Update data peserta secara berkala
  • Verifikasi domisili untuk statistik akurat
  • Dokumentasikan alasan perubahan status di field keterangan
  • Backup data peserta rutin

Status & Level ​

  • Ubah status Off jika peserta lulus/keluar
  • Gunakan status Cuti untuk peserta yang temporary off
  • Koordinasi dengan pengajar sebelum naikan level peserta
  • Komunikasikan perubahan status ke peserta

Troubleshooting ​

NIS tidak ter-generate ​

Solusi:

  • Pastikan angkatan sudah dipilih
  • Cek jenis kelamin sudah dipilih
  • Verifikasi konfigurasi NIS generator di sistem

Tidak bisa ubah level peserta ​

Solusi:

  • Cek level yang dipilih tersedia di database
  • Pastikan tidak ada konflik dengan kelas yang sedang diikuti
  • Koordinasi dengan pengajar jika peserta sedang ujian

Peserta tidak bisa login ​

Solusi:

  • Cek status peserta Aktif (bukan Off/Cuti)
  • Reset password ke default
  • Verifikasi username benar (sama dengan NIS)
  • Clear browser cache

Email sudah digunakan ​

Masalah: Error "email sudah terdaftar"

Solusi:

  • Email harus unik per user
  • Gunakan email berbeda
  • Atau tambahkan suffix: nama+1@email.com

Panduan Terkait ​

Butuh Bantuan? ​