Konfirmasi Pembayaran

Deskripsi

Panduan lengkap untuk admin dalam mengonfirmasi pembayaran peserta. Ini adalah salah satu tugas harian terpenting admin karena menentukan apakah peserta bisa mulai belajar atau melanjutkan program.

Jenis Pembayaran

Ada beberapa jenis pembayaran yang perlu dikonfirmasi:

1. Pembayaran Pendaftaran - Pembayaran awal sebelum mulai belajar
2. Pembayaran SPP - Pembayaran bulanan
3. Pembayaran Sertifikat - Pembayaran untuk cetak sertifikat
4. Pembayaran Ujian - Pembayaran untuk ikut ujian level

---

Mengakses Halaman Konfirmasi

1. Login sebagai Admin
2. Klik menu Konfirmasi Pembayaran di sidebar
3. Atau klik widget Pending Payments di dashboard

---

Workflow Konfirmasi Pembayaran

Step 1: Lihat Daftar Pending Payments

Anda akan melihat list pembayaran yang menunggu konfirmasi:

Informasi yang ditampilkan:

• Nama peserta
• Jenis pembayaran (Pendaftaran/SPP/Sertifikat/Ujian)
• Nominal yang harus dibayar
• Tanggal upload bukti transfer
• Status (Pending/Approved/Rejected)
• Aksi (Lihat Detail/Konfirmasi/Tolak)

Filter:

• Filter berdasarkan jenis pembayaran
• Filter berdasarkan tanggal
• Search by nama peserta

Step 2: Buka Detail Pembayaran

1. Klik tombol Lihat Detail pada pembayaran yang ingin dikonfirmasi
2. Anda akan melihat detail lengkap:

Detail yang ditampilkan:

• Data Peserta: Nama, email, WhatsApp
• Detail Pembayaran:
  • Jenis pembayaran
  • Program/kelas yang didaftar
  • Nominal yang harus dibayar
  • Kode beasiswa (jika menggunakan)
  • Diskon yang diterapkan
  • Total yang harus dibayar
• Bukti Transfer:
  • Screenshot/foto bukti transfer
  • Tanggal transfer
  • Nama pengirim
  • Catatan dari peserta

Step 3: Verifikasi Bukti Transfer

Hal yang perlu dicek:

Nominal Transfer

• Apakah nominal sesuai dengan yang harus dibayar?
• Jika ada selisih kecil (biaya admin), apakah masih acceptable?

Tanggal Transfer

• Apakah tanggal transfer masuk akal?
• Jika SPP, apakah masih dalam periode?

Rekening Tujuan

• Apakah transfer ke rekening lembaga yang benar?
• Cek nomor rekening di bukti transfer

Nama Pengirim

• Cross-check dengan nama peserta atau orang tua
• Jika berbeda, cek catatan peserta

Kualitas Bukti

• Apakah bukti jelas dan bisa dibaca?
• Apakah ada yang dimanipulasi (screenshot edit)?

Tips:

• Zoom in untuk melihat detail bukti transfer
• Cek tanggal dan waktu di screenshot
• Bandingkan dengan mutasi rekening bank lembaga

Step 4: Konfirmasi atau Tolak

Jika Pembayaran Valid:

1. Klik tombol Konfirmasi Pembayaran
2. (Opsional) Tambahkan catatan internal
3. Klik Konfirmasi

Yang terjadi setelah konfirmasi:

• Status pembayaran berubah jadi Approved
• Peserta otomatis mendapat akses ke kelas (jika pembayaran pendaftaran)
• Notifikasi WhatsApp terkirim ke peserta
• Invoice otomatis digenerate
• Record pembayaran masuk ke laporan keuangan

Jika Pembayaran Tidak Valid:

1. Klik tombol Tolak Pembayaran
2. Wajib isi alasan penolakan:
   • Nominal tidak sesuai
   • Bukti transfer tidak jelas
   • Transfer ke rekening salah
   • Bukti tidak valid/manipulasi
   • Lainnya (jelaskan)
3. Klik Tolak

Yang terjadi setelah penolakan:

• Status berubah jadi Rejected
• Peserta menerima notifikasi penolakan dengan alasan
• Peserta bisa upload bukti baru
• Admin harus siap dihubungi peserta untuk klarifikasi

Penting: Berikan alasan yang jelas dan sopan agar peserta paham apa yang harus diperbaiki.

---

Konfirmasi Pembayaran dengan Beasiswa

Jika peserta menggunakan kode beasiswa:

1. System otomatis menghitung diskon
2. Total yang harus dibayar sudah dikurangi diskon
3. Verifikasi:
   • Cek kode beasiswa valid
   • Cek kuota beasiswa masih tersedia
   • Nominal transfer sesuai dengan harga setelah diskon

Catatan: Jika ada masalah dengan beasiswa (kode tidak valid/kuota habis), system akan memberi warning.

---

Konfirmasi Pembayaran SPP Bulanan

Cek Periode SPP

Saat konfirmasi SPP bulanan:

1. Pastikan peserta bayar untuk bulan yang benar
2. Cek apakah ada tunggakan bulan sebelumnya
3. Jika ada tunggakan, minta peserta bayar tunggakan dulu

SPP yang Terlambat

Jika peserta bayar SPP terlambat:

1. Cek berapa hari keterlambatan
2. Jika ada denda keterlambatan, pastikan sudah dibayar
3. Tetap konfirmasi jika nominal sudah sesuai (termasuk denda)

Tips: Komunikasikan dengan peserta jika ada keterlambatan agar tidak terulang.

---

Konfirmasi Massal

Jika banyak pembayaran pending:

1. Filter pembayaran yang ingin dikonfirmasi (contoh: semua pembayaran hari ini)
2. Centang checkbox pembayaran yang sudah diverifikasi
3. Klik Konfirmasi Massal

Peringatan:

• Pastikan semua yang dicentang sudah diverifikasi
• Tidak bisa undo konfirmasi massal
• Gunakan dengan hati-hati

---

Laporan Pembayaran

Export Laporan

1. Di halaman konfirmasi pembayaran, klik Export
2. Pilih filter:
   • Periode tanggal
   • Jenis pembayaran
   • Status (Pending/Approved/Rejected)
3. Pilih format: Excel atau PDF
4. Klik Download

Laporan berisi:

• Daftar semua pembayaran
• Nominal per pembayaran
• Total revenue periode
• Breakdown per jenis pembayaran
• Grafik trend pembayaran

Rekonsiliasi dengan Bank

Setiap hari/minggu:

1. Download mutasi rekening bank
2. Cross-check dengan pembayaran yang dikonfirmasi
3. Jika ada selisih, investigasi penyebabnya
4. Update di system jika perlu

---

Notifikasi WhatsApp

Notif Otomatis ke Peserta

Setelah konfirmasi/penolakan, peserta otomatis menerima notifikasi WhatsApp:

Template Notif Konfirmasi:

✅ Pembayaran Dikonfirmasi

Halo [Nama Peserta],

Pembayaran Anda telah dikonfirmasi:
- Jenis: [Jenis Pembayaran]
- Nominal: Rp [Nominal]
- Tanggal: [Tanggal]

[Jika pendaftaran:]
Anda sudah bisa akses kelas di dashboard.

[Jika SPP:]
Pembayaran SPP bulan [Bulan] tercatat.

Terima kasih!
[Nama Lembaga]

Template Notif Penolakan:

⚠️ Pembayaran Ditolak

Halo [Nama Peserta],

Maaf, pembayaran Anda ditolak:
- Alasan: [Alasan dari admin]

Silakan upload bukti transfer baru atau hubungi admin untuk klarifikasi.

Contact: [WA Admin]

Broadcast Manual

Jika perlu kirim reminder massal:

1. Filter peserta dengan SPP belum bayar
2. Klik Broadcast Reminder
3. Pilih template pesan
4. Klik Kirim

---

Best Practices

Kecepatan Konfirmasi

• Konfirmasi dalam 24 jam (idealnya dalam 2-4 jam)
• Set jadwal rutin cek pembayaran: pagi, siang, sore
• Aktifkan notifikasi email/WA saat ada pembayaran baru

Komunikasi dengan Peserta

• Jika tolak, beri alasan yang jelas dan sopan
• Proaktif hubungi jika ada bukti tidak jelas
• Siap dihubungi untuk klarifikasi
• Gunakan bahasa yang ramah dan membantu

Pencatatan

• Selalu tambahkan catatan internal jika ada hal unusual
• Screenshot bukti transfer untuk arsip
• Rekonsiliasi berkala dengan mutasi bank

---

Troubleshooting

Bukti transfer tidak jelas

Masalah: Screenshot/foto bukti buram atau terpotong

Solusi:

• Hubungi peserta via WhatsApp
• Minta bukti transfer yang lebih jelas
• Atau minta peserta kirim via WhatsApp langsung

Nominal tidak sama persis

Masalah: Selisih kecil (contoh: Rp 299.850 padahal harus Rp 300.000)

Solusi:

• Cek apakah ini biaya admin bank
• Jika selisih wajar (< Rp 5.000), tetap bisa dikonfirmasi
• Komunikasikan ke peserta agar transfer exact amount di bulan depan

Peserta komplain sudah bayar tapi belum dikonfirmasi

Masalah: Peserta menunggu lama

Solusi:

• Cek apakah bukti transfer sudah diupload
• Jika belum ada di pending list, minta peserta upload ulang
• Jika ada, prioritaskan konfirmasi segera
• Apologize atas keterlambatan

Salah konfirmasi

Masalah: Admin tidak sengaja konfirmasi pembayaran yang tidak valid

Solusi:

• Hubungi Super Admin untuk batalkan konfirmasi
• Dokumentasikan kesalahan
• Hubungi peserta untuk klarifikasi
• Jika perlu, minta transfer ulang dengan nominal benar

---

Panduan Terkait

• Kelola Peserta - Cek status peserta
• Kelola Beasiswa - Setup kode beasiswa
• Laporan & Export - Laporan keuangan lengkap
• FAQ Admin - Pertanyaan umum admin

---

Butuh Bantuan?

• Email: siakadai.com@gmail.com
• WhatsApp: +62 896-7771-7094

Tim support siap membantu jika ada kendala dalam konfirmasi pembayaran.