FAQ Admin

Kumpulan pertanyaan yang sering ditanyakan oleh Admin dan Super Admin.

---

Pengelolaan Peserta

Bagaimana cara reset password peserta?

1. Menu Kelola Peserta
2. Klik Edit Akun pada peserta
3. Centang Reset Password
4. Password akan kembali ke default password cabang
5. Inform peserta password baru via WhatsApp

Peserta ingin pindah kelas, bagaimana caranya?

Opsi 1: Pindah Kelas dalam Program Sama

1. Edit data peserta_kelas
2. Ubah field kelas_id ke kelas tujuan
3. Koordinasi dengan pengajar lama dan baru

Opsi 2: Keluar dan Daftar Ulang

1. Nonaktifkan peserta di kelas lama
2. Peserta daftar ulang ke kelas baru
3. Konfirmasi pembayaran pendaftaran (atau gratis jika pindahan)

Bagaimana cara nonaktifkan peserta yang keluar/lulus?

1. Menu Kelola Peserta
2. Klik Edit pada peserta
3. Field Status: Pilih Off
4. Field Keterangan: Isi alasan (Contoh: "Lulus ujian akhir", "Mengundurkan diri")
5. Simpan

Efek: Peserta tidak bisa login, tapi data tersimpan untuk arsip.

---

Pengelolaan Kelas

Berapa maksimal peserta per kelas?

Tidak ada limit hard-coded, tapi rekomendasi:

• Kelas Online: Maksimal 20 peserta
• Kelas Offline: Maksimal 15 peserta
• Kelas Anak: Maksimal 10 peserta

Untuk kualitas pembelajaran optimal.

Bagaimana cara tutup pendaftaran kelas yang sudah penuh?

Opsi 1: Set Status Kelas Nonaktif

1. Edit kelas
2. Status: Nonaktif
3. Kelas tidak muncul di list pendaftaran

Opsi 2: Buat Kelas Baru dengan Jadwal Berbeda Untuk accommodate peserta yang masih mau daftar.

Bagaimana cara ganti pengajar kelas?

1. Edit kelas
2. Field Pengajar Utama atau Penguji: Pilih pengajar baru
3. Simpan
4. Inform pengajar lama dan baru
5. Inform peserta via pengumuman

---

Pengelolaan Pembayaran

Bagaimana cara konfirmasi pembayaran yang tidak sesuai nominal?

Jika Transfer Kurang:

1. Reject pembayaran
2. Alasan: "Transfer kurang Rp XXX"
3. Minta peserta transfer kekurangannya

Jika Transfer Lebih:

1. Konfirmasi pembayaran
2. Note kelebihan di catatan
3. Kelebihan bisa digunakan untuk SPP bulan depan atau direfund

Apa yang harus dilakukan jika peserta salah upload bukti transfer?

1. Lihat detail pembayaran
2. Klik Reject
3. Alasan: "Bukti transfer tidak jelas/salah"
4. Peserta akan dapat notifikasi dan bisa reupload

Bagaimana cara memberikan beasiswa ke peserta?

1. Menu Beasiswa
2. Klik Tambah Beasiswa
3. Pilih peserta
4. Pilih program (atau semua program)
5. Tipe diskon: Persentase atau Nominal
6. Berlaku untuk: Pendaftaran / SPP / Semua
7. Isi keterangan (alasan beasiswa)
8. Simpan

Catatan: Beasiswa akan otomatis terapply saat peserta bayar. Tidak perlu kode voucher.

---

Pengelolaan Ujian

Bagaimana cara buat ujian kenaikan level?

1. Menu Ujian & Nilai
2. Klik Buat Ujian
3. Pilih angkatan dan program
4. Nama ujian (contoh: "Ujian Tengah Semester 1")
5. Tanggal ujian
6. Assign penguji
7. Komponen ujian dan bobot sudah otomatis dari config program
8. Simpan

Bagaimana cara lihat hasil ujian peserta?

1. Menu Ujian & Nilai
2. Pilih ujian
3. Tab Hasil Ujian
4. List peserta dengan nilai dan status (Lulus/Tidak Lulus)
5. Export ke Excel jika perlu

Peserta tidak lulus ujian, apa yang harus dilakukan?

1. Jadwalkan Ujian Remedial
2. Inform peserta untuk belajar ulang materi yang kurang
3. Penguji input nilai remedial
4. Jika lulus remedial → admin assign level baru
5. Jika masih tidak lulus → peserta mengulang di level yang sama

---

Pengelolaan Pengajar

Bagaimana cara menambah pengajar baru?

1. Menu Kelola Pengajar
2. Klik Tambah Pengajar
3. Isi biodata lengkap pengajar
4. Username harus unik (contoh: ahmad_jakarta)
5. Password: Default password cabang
6. Simpan
7. Inform pengajar kredensial login via WhatsApp

Bagaimana cara menunjuk asesor?

1. Edit data pengajar
2. Centang Asesor Dewasa (untuk placement test regular)
3. Atau centang Asesor Anak (untuk placement test anak)
4. Simpan

Efek: Pengajar dapat akses menu Asesmen Placement Test untuk verifikasi calon peserta.

Pengajar tidak bisa login, apa solusinya?

Troubleshooting:

• Cek username benar
• Reset password ke default
• Cek status akun Aktif (bukan Nonaktif)
• Clear browser cache
• Jika masih tidak bisa, cek di database apakah user ada

---

Placement Test

Bagaimana alur placement test dari awal sampai akhir?

Step by step:

1. Calon peserta register → dapat akun PF (Pendaftar)
2. Calon peserta upload rekaman bacaan placement test
3. Asesor verifikasi rekaman → assign level
4. Sistem otomatis:
   • Generate NIS
   • Upgrade akun PF → PS (Peserta)
   • Username jadi NIS
   • Kirim notifikasi WhatsApp
5. Peserta bisa pilih kelas sesuai level

Bagaimana jika peserta ingin skip placement test?

Untuk peserta baru:

1. Saat tambah peserta manual, pilih Asesmen: 0 - Tanpa Asesmen
2. Admin langsung assign level
3. Peserta langsung dapat NIS dan akun PS
4. Bisa langsung pilih kelas

Untuk peserta pindahan/lama:

• Input data Cabang Lama dan Level Lama di profil
• Tidak perlu placement test ulang
• Langsung assign level sesuai level lama

---

Sertifikat

Bagaimana cara generate sertifikat untuk peserta?

1. Menu Sertifikat
2. Filter: Angkatan, Program, Level
3. Centang peserta yang eligible (sudah lulus)
4. Klik Generate Sertifikat
5. Sistem otomatis generate PDF dengan:
   • Kop surat lembaga
   • Data peserta
   • TTD pengajar (digital)
   • Nomor sertifikat unik
6. Status jadi Ready
7. Peserta bisa download dari dashboard

TTD pengajar tidak muncul di sertifikat, kenapa?

Solusi:

1. Cek pengajar sudah upload TTD di profil
2. Format harus PNG dengan background transparan
3. File tersimpan di S3
4. Regenerate sertifikat setelah upload TTD baru

---

Laporan & Export

Bagaimana cara export data peserta ke Excel?

1. Menu Kelola Peserta
2. Filter sesuai kebutuhan (angkatan, program, status)
3. Centang peserta yang ingin diexport (atau centang semua)
4. Klik Export
5. Pilih format Excel
6. Download file

Bagaimana cara buat laporan pembayaran bulanan?

1. Menu Laporan > Rekap Pembayaran
2. Filter periode: Bulan ini
3. Lihat summary:
   • Total pembayaran
   • Breakdown per jenis
   • Grafik trend
4. Export ke PDF untuk laporan formal

---

Pengaturan Sistem

Bagaimana cara ganti angkatan aktif?

1. Menu Pengaturan
2. Field Angkatan: Ganti ke tahun baru (contoh: 2025)
3. Simpan

Efek:

• Pendaftar baru otomatis masuk angkatan baru
• Kelas baru menggunakan angkatan baru
• Data angkatan lama tetap tersimpan

Bagaimana cara tutup pendaftaran?

1. Menu Pengaturan
2. Toggle Open Regis: Off
3. Simpan

Efek: Halaman /register akan tampil pesan "Pendaftaran ditutup" dan calon peserta tidak bisa daftar.

Bagaimana cara update rekening bank lembaga?

1. Menu Pengaturan > Payment Method
2. Edit payment method manual (Bank Transfer)
3. Update nomor rekening dan atas nama
4. Simpan

Efek: Rekening baru akan tampil di halaman pembayaran peserta.

---

Best Practices

Tips konfirmasi pembayaran cepat

• Set waktu khusus setiap hari (contoh: jam 10 pagi dan 4 sore)
• Gunakan filter status Pending untuk fokus yang perlu dikonfirmasi
• Verifikasi via internet banking untuk cross-check
• Maksimal H+1 untuk konfirmasi (jangan biarkan peserta menunggu lama)

Tips mengelola data peserta

• Update status peserta rutin (aktif/cuti/off)
• Backup data peserta setiap bulan
• Dokumentasikan perubahan penting di field keterangan
• Review peserta dengan kehadiran rendah untuk follow up

---

Butuh Bantuan?

• Email: siakadai.com@gmail.com
• WhatsApp: +62 896-7771-7094

Untuk pertanyaan teknis atau troubleshooting sistem, hubungi tim support SiakadAI.