Appearance
Laporan & Export
Deskripsi
Panduan mengakses berbagai laporan dan export data untuk keperluan monitoring, evaluasi, dan dokumentasi lembaga.
Jenis Laporan
Sistem AAIS menyediakan berbagai laporan:
1. Laporan Keuangan
Rekap Pembayaran:
- Total pembayaran per periode
- Breakdown per jenis (pendaftaran, SPP, sertifikat, infaq)
- Status: pending, confirmed, rejected
- Grafik trend pembayaran
Rekap Per Program:
- Revenue per program
- Jumlah peserta yang bayar
- Outstanding payment (tunggakan)
Menu: Pembayaran > Rekap Pembayaran
Export:
- Excel (untuk analisis lebih lanjut)
- PDF (untuk laporan formal)
2. Laporan Akademik
Rekap Absensi:
- Kehadiran per kelas
- Kehadiran per peserta
- Tingkat kehadiran per program
- Grafik trend kehadiran
- Peserta dengan kehadiran < 75%
Menu: Absensi > Rekap Absensi
Rekap Ujian:
- Passing rate per program
- Distribusi nilai
- Peserta yang lulus/tidak lulus
- Rata-rata nilai per komponen ujian
Menu: Ujian > Rekap Ujian
Export:
- Excel dengan semua detail
- PDF untuk arsip
3. Laporan Peserta
Data Peserta:
- List semua peserta aktif
- Breakdown per program & kelas
- Status enrollment
- Data kontak
Menu: Kelola Peserta > Export Data
Rekap Peserta Per Angkatan:
- Total peserta per angkatan
- Breakdown per program
- Status (aktif, lulus, keluar)
4. Laporan Sertifikat
Sertifikat yang Diterbitkan:
- Total sertifikat per periode
- Breakdown per program
- List peserta penerima sertifikat
- Nomor sertifikat dan tanggal issue
Menu: Sertifikat > Laporan
5. Laporan Beasiswa
Rekap Beasiswa:
- Total subsidi yang diberikan
- Jumlah penerima beasiswa
- Breakdown per program
- Beasiswa per jenis (pendaftaran/SPP)
Menu: Beasiswa > Laporan
Cara Export Data
Filter Data
Sebelum export, tentukan filter:
Periode Tanggal:
- Tanggal mulai
- Tanggal akhir
Program: (opsional)
- Semua program
- Program tertentu
Angkatan: (opsional)
- Semua angkatan
- Angkatan tertentu
Status: (opsional)
- Aktif
- Lulus
- Keluar
- Semua
Pilih Format Export
Excel (.xlsx):
- Untuk analisis data lebih lanjut
- Bisa diolah dengan rumus
- Cocok untuk laporan internal
PDF (.pdf):
- Untuk laporan formal
- Include header lembaga (kop)
- Cocok untuk arsip dan presentasi
Download File
- Klik Export
- Pilih format
- File akan ter-generate
- Download otomatis atau klik link download
Rekap Pembayaran Lengkap
Menu: Pembayaran > Rekap Pembayaran
Data yang ditampilkan:
Summary:
- Total pendapatan periode
- Jumlah transaksi
- Rata-rata nilai transaksi
Detail Per Jenis Pembayaran:
- Pendaftaran: Rp XXX (XX transaksi)
- SPP: Rp XXX (XX transaksi)
- Sertifikat: Rp XXX (XX transaksi)
- Infaq: Rp XXX (XX transaksi)
Grafik:
- Line chart trend pembayaran per bulan
- Pie chart breakdown per jenis pembayaran
- Bar chart pembayaran per program
Tabel Detail:
- Tanggal
- NIS - Nama Peserta
- Jenis Pembayaran
- Program
- Nominal
- Status
- Admin yang konfirmasi
Export Rekap Pembayaran
File Excel berisi:
- Sheet 1: Summary
- Sheet 2: Detail Transaksi
- Sheet 3: Grafik
File PDF berisi:
- Kop surat lembaga
- Summary periode
- Tabel detail
- Grafik
- Tanda tangan admin
Rekap Absensi Lengkap
Menu: Absensi > Rekap Absensi
Filter:
- Pilih angkatan
- Pilih program
- Pilih periode
Data yang ditampilkan:
Per Kelas:
- Nama kelas
- Total pertemuan
- Rata-rata kehadiran: XX%
- Jumlah peserta
Per Peserta:
- NIS - Nama
- Kelas
- Total Hadir: XX
- Total Izin: XX
- Total Sakit: XX
- Total Alpha: XX
- Persentase Kehadiran: XX%
Alert:
- List peserta dengan kehadiran < 75% (butuh perhatian)
Export Rekap Absensi
Excel:
- Detail kehadiran per peserta
- Rekap per kelas
- Grafik kehadiran
PDF:
- Laporan formal dengan kop
- Tabel rekap
- Catatan untuk peserta dengan kehadiran rendah
Dashboard Laporan
Menu Dashboard Admin menampilkan summary:
Widget Keuangan:
- Pembayaran bulan ini
- Pending confirmation
- Outstanding payment
Widget Akademik:
- Total peserta aktif
- Tingkat kehadiran rata-rata
- Passing rate ujian
Widget Operasional:
- Total kelas aktif
- Total pengajar
- Angkatan aktif
Grafik:
- Trend pendaftaran per bulan
- Trend pembayaran
- Trend kehadiran
Laporan Custom
Untuk laporan khusus yang belum tersedia di menu:
- Hubungi tim support
- Jelaskan kebutuhan laporan
- Tim akan buatkan query custom atau template baru
Contoh laporan custom:
- Laporan laba-rugi per program
- Forecast enrollment semester depan
- Analisis retention rate peserta
- ROI program beasiswa
Schedule Export Otomatis
Untuk laporan rutin bulanan:
- Menu Pengaturan > Schedule Export
- Pilih jenis laporan
- Set periode: Bulanan/Mingguan
- Set email penerima
- Sistem akan auto-generate dan kirim via email
Laporan yang bisa di-schedule:
- Rekap pembayaran bulanan
- Rekap absensi bulanan
- Summary peserta aktif
- Rekap ujian per semester
Best Practices
Pelaporan Rutin
- Export laporan keuangan setiap akhir bulan
- Rekap absensi setiap minggu
- Laporan ujian setiap akhir semester
- Summary tahunan untuk evaluasi
Backup Laporan
- Simpan file export di folder terorganisir
- Naming:
[Jenis]-[Periode]-[Tanggal].xlsx - Contoh:
Rekap-Pembayaran-Jan2024-20240201.xlsx - Backup ke cloud storage
Analisis Data
- Bandingkan dengan periode sebelumnya
- Identifikasi trend positif/negatif
- Action plan berdasarkan insight
- Presentasikan ke stakeholder
Troubleshooting
Export gagal/error
Solusi:
- Cek koneksi internet stabil
- Kurangi range tanggal jika data terlalu banyak
- Export per program jika semua program terlalu besar
- Clear browser cache
- Coba format berbeda (Excel vs PDF)
Data tidak sesuai harapan
Solusi:
- Periksa kembali filter yang dipilih
- Cek periode tanggal sudah benar
- Verifikasi data sumber (cek langsung di menu terkait)
- Bandingkan dengan dashboard summary
File rusak/tidak bisa dibuka
Solusi:
- Download ulang
- Gunakan software yang compatible (Excel 2016+, Adobe Reader)
- Coba format lain
- Hubungi support jika masalah persisten
Panduan Terkait
- Dashboard Admin - Overview dashboard
- Konfirmasi Pembayaran - Data pembayaran
- Rekap Absensi - Data absensi
- Ujian & Nilai - Data ujian
Butuh Bantuan?
- Email: siakadai.com@gmail.com
- WhatsApp: +62 896-7771-7094
Untuk laporan custom atau analisis data khusus, hubungi tim support SiakadAI.