VitePress

Appearance

Absensi ​

Deskripsi ​

Panduan mengelola absensi (kehadiran) peserta dan pengajar di kelas. Sistem AAIS mendukung pencatatan absensi digital per pertemuan (tm1-tm30).

Konsep Absensi ​

Struktur Absensi: ​

  • Pertemuan (tm): tm1, tm2, tm3, ... hingga tm30
  • Status Kehadiran Peserta:
    • H (Hadir) - Peserta hadir
    • I (Izin) - Peserta izin dengan keterangan
    • S (Sakit) - Peserta sakit
    • A (Alpha) - Peserta tidak hadir tanpa keterangan
  • Absen Pengajar: Pengajar juga dicatat kehadirannya per pertemuan
  • Koordinator Absen: Peserta bisa ditunjuk sebagai koordinator yang input absensi

Akses Halaman Absensi ​

Dari Menu Kelas ​

  1. Klik menu Kelola Kelas di sidebar
  2. Pilih kelas yang ingin diinput absensi
  3. Klik tombol Absensi

Langsung ke Absensi ​

URL format:

/{cabang_id}/absensi?kelas={kelas_id}

Catatan: Harus menyertakan parameter kelas di URL, jika tidak akan redirect ke halaman kelas.

Halaman Absensi Kelas ​

Halaman Absensi

Informasi yang ditampilkan:

  • Nama kelas
  • Program & level
  • Pengajar
  • Timezone (WIB/WITA/WIT)
  • Total pertemuan (tm_total)
  • Tabel absensi dengan kolom:
    • NIS
    • Nama Peserta
    • Status (Aktif/Lulus/Keluar)
    • tm1, tm2, tm3, ... (sesuai total pertemuan)

Input Absensi Peserta ​

Cara Input Per Pertemuan ​

  1. Klik kolom pertemuan (contoh: tm1) untuk peserta tertentu
  2. Pilih status kehadiran:
    • H - Hadir
    • I - Izin
    • S - Sakit
    • A - Alpha
  3. Jika pilih I (Izin) atau S (Sakit), tambahkan keterangan
  4. Klik Simpan

Input Absensi

Format Data Absensi:

json
{
  "status": "H",
  "keterangan": "",
  "tanggal": "2024-11-13 10:00:00",
  "input_by": "admin_id"
}

Input Absensi Massal ​

Untuk input absensi semua peserta sekaligus di satu pertemuan:

  1. Klik tombol Input Massal di atas tabel
  2. Pilih pertemuan (tm berapa)
  3. Centang peserta yang Hadir
  4. Sisanya otomatis Alpha
  5. Klik Simpan Semua

Input Absensi Pengajar ​

Selain absensi peserta, pengajar juga dicatat kehadirannya:

Absen Pengajar Per Pertemuan ​

  1. Di bagian atas halaman absensi, ada section Kehadiran Pengajar
  2. Klik pertemuan yang ingin diinput
  3. Isi data:
    • Status: Hadir / Tidak Hadir
    • Tanggal & Waktu: Kapan pertemuan berlangsung
    • Materi: Materi yang diajarkan
    • Catatan: Catatan pengajar (opsional)
  4. Klik Simpan

Absen Pengajar

Format Data:

json
{
  "status": "Hadir",
  "tanggal": "2024-11-13",
  "waktu_mulai": "08:00",
  "waktu_selesai": "10:00",
  "materi": "Makhorijul Huruf Dasar",
  "catatan": "Peserta antusias, perlu latihan lebih untuk huruf lam",
  "input_by": "admin_id"
}

Koordinator Absen ​

Admin dapat menunjuk salah satu peserta sebagai koordinator absen:

Assign Koordinator ​

  1. Di halaman detail kelas, klik Pengaturan
  2. Section Koordinator Absen
  3. Pilih peserta dari dropdown
  4. Klik Simpan

Hak Akses Koordinator:

  • Koordinator (role PS) bisa akses halaman absensi kelas
  • Bisa input absensi peserta
  • Tidak bisa input absensi pengajar
  • Tidak bisa edit/hapus absensi yang sudah diinput

Use Case: Berguna jika admin/pengajar ingin mendelegasikan pencatatan absensi ke salah satu peserta yang dipercaya.

Edit Absensi ​

Jika perlu mengubah absensi yang sudah diinput:

  1. Klik kolom absensi yang ingin diubah
  2. Ubah status atau keterangan
  3. Klik Update

Catatan:

  • Perubahan dicatat dalam log aktivitas
  • Timestamp terakhir edit tersimpan

Rekap Absensi ​

Lihat Statistik Per Peserta ​

Di tabel absensi, setiap peserta menampilkan:

  • Total Hadir: X pertemuan
  • Total Izin: X pertemuan
  • Total Sakit: X pertemuan
  • Total Alpha: X pertemuan
  • Persentase Kehadiran: XX%

Rekap Per Kelas ​

Menu Rekap Absensi menampilkan:

  • Total pertemuan yang sudah berlangsung
  • Rata-rata kehadiran kelas: XX%
  • Peserta dengan kehadiran < 75% (perlu perhatian)
  • Grafik trend kehadiran per pertemuan

Rekap Absensi Kelas

Export Absensi ​

Export Per Kelas ​

  1. Di halaman absensi kelas, klik Export
  2. Pilih format: Excel atau PDF
  3. Download file

Data yang diexport:

  • Data kelas (nama, program, pengajar, jadwal)
  • Absensi peserta lengkap (semua pertemuan)
  • Absensi pengajar lengkap
  • Statistik kehadiran per peserta
  • Grafik

Export Rekap Multi Kelas ​

Menu Rekap Absensi > Export

  1. Filter berdasarkan:
    • Angkatan
    • Program
    • Periode tanggal
  2. Klik Export
  3. Download rekap semua kelas sesuai filter

Setting Ekspirasi Absensi ​

Admin dapat mengatur batas waktu input absensi:

  1. Menu Pengaturan > Absensi
  2. Ekspirasi Input Absensi: X hari setelah pertemuan
  3. Contoh: Jika set 7 hari, maka absensi hanya bisa diinput hingga 7 hari setelah tanggal pertemuan
  4. Setelah expired, hanya Super Admin yang bisa input/edit

Tujuan: Mencegah manipulasi absensi yang terlalu lama setelah pertemuan.

Timezone Support ​

Sistem AAIS mendukung 3 timezone Indonesia:

  • WIB (Asia/Jakarta) - Waktu Indonesia Barat
  • WITA (Asia/Makassar) - Waktu Indonesia Tengah
  • WIT (Asia/Jayapura) - Waktu Indonesia Timur

Setting timezone: Menu Pengaturan > Cabang > Timezone

Timezone mempengaruhi:

  • Timestamp input absensi
  • Validasi ekspirasi
  • Laporan absensi

Notifikasi Absensi ​

Notifikasi ke Peserta ​

Jika peserta alpha 3 kali berturut-turut:

  • System otomatis kirim notifikasi WhatsApp ke peserta:
    Perhatian!

Anda telah alpha 3x berturut-turut di kelas [Nama Kelas].
Harap konfirmasi ke admin jika ada kendala.

Notifikasi ke Orang Tua (Program Anak) ​

Untuk program anak, notifikasi dikirim ke orang tua:

  • Summary kehadiran anak per minggu
  • Alert jika anak alpha tanpa keterangan

Best Practices ​

Input Absensi ​

  • Input absensi di hari yang sama atau H+1
  • Jangan menunda input terlalu lama
  • Jika peserta izin/sakit, selalu tambahkan keterangan
  • Koordinasi dengan pengajar untuk validasi kehadiran

Monitoring ​

  • Review rekap absensi setiap minggu
  • Follow up peserta dengan kehadiran rendah
  • Komunikasi dengan orang tua jika peserta sering alpha

Dokumentasi ​

  • Backup data absensi secara berkala
  • Export rekap per semester untuk arsip
  • Dokumentasikan alasan jika ada pola alpha yang unusual

Troubleshooting ​

Tidak bisa akses halaman absensi ​

Solusi:

  • Pastikan URL memiliki parameter ?kelas={kelas_id}
  • Cek role memiliki akses ke kelas tersebut
  • Jika koordinator absen, pastikan sudah di-assign di kelas

Absensi tidak bisa disimpan ​

Solusi:

  • Cek apakah sudah melewati batas ekspirasi
  • Pastikan status kehadiran dipilih
  • Cek koneksi internet
  • Lihat error log jika ada

Data absensi tidak muncul ​

Solusi:

  • Refresh halaman
  • Cek apakah absensi sudah diinput untuk pertemuan tersebut
  • Pastikan peserta masih aktif di kelas (belum dikeluarkan)

Panduan Terkait ​

Butuh Bantuan? ​