VitePress

Appearance

Input Absensi Kelas ​

Deskripsi ​

Panduan untuk pengajar menginput kehadiran peserta setiap pertemuan (tm1-tm30). Absensi adalah tanggung jawab pengajar utama dan harus diinput tepat waktu.

Akses Halaman Absensi ​

  1. Login sebagai Pengajar (PJ)
  2. Menu Kelas Pengajar
  3. Pilih kelas yang akan diabsen
  4. Klik tombol Absensi

Halaman Absensi

Atau via URL langsung:

/{cabang_id}/kelas-absensi?kelas={kelas_id}

Tampilan Halaman Absensi ​

Informasi Kelas ​

Di bagian atas, ditampilkan:

  • Nama Kelas
  • Program & Level
  • Angkatan
  • Jadwal: Hari dan jam
  • Jumlah Peserta

Daftar Pertemuan (TM) ​

Sistem Pertemuan:

  • Setiap kelas punya 30 pertemuan: tm1 sampai tm30
  • Tm = Tatap Muka
  • Admin yang menentukan jumlah tm aktif per program

Status Pertemuan:

  • Belum diisi - Absensi belum diinput
  • Sudah diisi - Absensi sudah lengkap
  • Terkunci - Pertemuan sudah lewat deadline

Input Absensi Pertemuan ​

Cara Input ​

  1. Klik tombol Input Absensi pada pertemuan yang akan diisi (contoh: tm5)
  2. Popup form absensi akan muncul

Form Input Absensi

Form menampilkan:

  • List semua peserta di kelas
  • Kolom status untuk setiap peserta
  • Field tanggal pertemuan (otomatis hari ini)
  • Field catatan (opsional)

Pilih Status Kehadiran ​

Untuk setiap peserta, pilih salah satu:

H - Hadir:

  • Peserta hadir tepat waktu
  • Badge hijau: HADIR

I - Izin:

  • Peserta izin dengan pemberitahuan
  • Badge biru: IZIN
  • Contoh: Sakit dengan surat, ada urusan keluarga

S - Sakit:

  • Peserta sakit (dengan/tanpa surat)
  • Badge kuning: SAKIT

A - Alpha:

  • Peserta tidak hadir tanpa keterangan
  • Badge merah: ALPHA
  • Tidak ada izin atau pemberitahuan

Shortcut Input Cepat ​

Tombol Cepat:

  • Semua Hadir - Set semua peserta jadi Hadir
  • Refresh - Reset pilihan

Setelah set semua hadir, Anda tinggal ubah yang tidak hadir.

  1. Klik Simpan Absensi

Edit Absensi yang Sudah Diinput ​

Jika ada kesalahan atau perlu koreksi:

  1. Klik Edit pada pertemuan yang ingin diubah
  2. Form yang sama akan muncul dengan data absensi saat ini
  3. Ubah status peserta yang perlu dikoreksi
  4. Simpan

Catatan: Admin bisa set deadline edit absensi (contoh: hanya bisa edit H+2)

Monitoring Kehadiran Peserta ​

Rekap Kehadiran per Peserta ​

Dari halaman absensi, Anda bisa lihat:

  • Total Hadir: XX pertemuan
  • Total Izin: XX pertemuan
  • Total Sakit: XX pertemuan
  • Total Alpha: XX pertemuan
  • Persentase Kehadiran: XX%

Alert Peserta Berisiko ​

Sistem otomatis highlight peserta dengan:

  • Kehadiran < 75% (berisiko tidak lulus)
  • Alpha >= 3 kali (perlu perhatian khusus)

Action yang bisa dilakukan:

  • Inform admin tentang peserta berisiko
  • Hubungi peserta via WhatsApp untuk follow up
  • Koordinasi dengan koordinator kelas

Koordinator Absensi ​

Untuk kelas besar, admin bisa menunjuk koordinator peserta yang membantu mengumpulkan data kehadiran.

Workflow dengan Koordinator ​

  1. Koordinator mengumpulkan data hadir/tidak dari peserta (via grup WA)
  2. Koordinator inform ke pengajar via chat/WA
  3. Pengajar input absensi ke sistem berdasarkan info koordinator
  4. Simpan

Keuntungan:

  • Lebih cepat (tidak perlu absen manual satu-satu)
  • Koordinator bisa follow up peserta yang belum konfirmasi
  • Pengajar fokus mengajar

Absensi untuk Kelas Anak ​

Untuk program anak, ada beberapa perbedaan:

Akses via:

/{cabang_id}/kelas-absensi-anak?kelas={kelas_id}

Perbedaan:

  • Data peserta include nama orang tua
  • Notifikasi WhatsApp otomatis ke orang tua
  • Rekap absensi bisa diakses orang tua via akun PA

Best Practices ​

Waktu Input ​

  • Input absensi segera setelah kelas selesai
  • Jangan ditunda lebih dari 1 hari
  • Set reminder di HP untuk input absensi

Akurasi Data ​

  • Pastikan status sesuai kenyataan
  • Jangan semua diisi Hadir tanpa cek
  • Bedakan Izin dan Sakit (untuk statistik)
  • Alpha hanya untuk yang benar-benar tidak ada kabar

Follow Up ​

  • Cek peserta dengan kehadiran rendah setiap minggu
  • Inform admin jika peserta alpha 3x berturut-turut
  • Bantu peserta yang kesulitan hadir (offer solusi)

Laporan Absensi ​

Export Rekap ​

Admin bisa export rekap absensi untuk:

  • Evaluasi bulanan
  • Laporan ke stakeholder
  • Analisis kehadiran per program

Notifikasi WhatsApp ​

Jika diaktifkan, sistem otomatis kirim notifikasi ke peserta/orang tua setelah pengajar input absensi.

Format notifikasi:

Absensi Kelas [Nama Kelas]
Pertemuan: tm15
Tanggal: 10 Januari 2024
Status: HADIR

Terima kasih
[Nama Lembaga]

Troubleshooting ​

Tidak bisa input absensi ​

Masalah: Tombol input absensi disabled atau tidak ada

Solusi:

  • Cek Anda login sebagai Pengajar Utama (bukan Penguji)
  • Pertemuan mungkin sudah ter-lock (lewat deadline)
  • Hubungi admin untuk unlock jika perlu koreksi darurat

Peserta tidak muncul di list ​

Masalah: Ada peserta tapi tidak muncul di form absensi

Solusi:

  • Peserta mungkin baru daftar setelah pertemuan dimulai
  • Refresh halaman absensi
  • Cek di menu admin apakah peserta sudah masuk kelas
  • Hubungi admin untuk sync data

Salah input, sudah lewat deadline ​

Masalah: Input absensi salah tapi sudah tidak bisa edit

Solusi:

  • Hubungi admin via WhatsApp
  • Jelaskan kesalahan yang terjadi
  • Admin bisa unlock pertemuan tersebut temporarily
  • Edit dan simpan kembali dengan benar

Koordinator tidak bisa bantu input ​

Masalah: Koordinator minta akses input langsung

Solusi:

  • Koordinator tidak punya akses ke sistem (by design)
  • Koordinator hanya bantu collecting data
  • Pengajar yang input ke sistem
  • Ini untuk menjaga akuntabilitas dan akurasi data

Panduan Terkait ​

Butuh Bantuan? ​